Tổ chức sự kiện là gì? Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện đang là một ngành nghề cực hấp dẫn đối với đa số bạn trẻ hiện nay. Có thể thấy đây là lĩnh vực tiềm năng ở Việt Nam, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết khái niệm thực sự về tổ chức sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Công việc của tổ chức sự kiện gồm những gì? Quy trình tổ chức sự kiện ra sao? Làm thế nào để tổ chức một sự kiện thành công? Chúng tôi sẽ giải đáp tất cả những câu hỏi này trong bài viết dưới đây, cùng theo dõi ngay nhé!

Mục Lục

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Lĩnh vực tổ chức sự kiện là một trong những ngành dịch vụ phát triển mạnh mẽ, tập trung vào việc mang lại những trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng và khách mời tham gia. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều loại hình như hội thảo, hội nghị, triển lãm, concert và tiệc tùng, mỗi loại mang một mục đích và sắc thái riêng.

Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì?

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các chuyên gia phải làm việc từ việc lên kế hoạch, chọn địa điểm, thiết kế mô hình, đến chăm sóc khách hàng và hậu cần. Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc vào việc phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, thức ăn và đồ uống, cũng như việc quản lý thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả.

 

Ngành tổ chức sự kiện là một môi trường đầy thách thức nhưng cũng rất đầy tiềm năng. Để thành công trong lĩnh vực này, cá nhân cần có sự sáng tạo, kỹ năng quản lý thời gian và giao tiếp tốt, cùng với kiến thức về kinh doanh và quản lý sự kiện.

 

Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện mà không biết bắt đầu từ đâu, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia sự kiện có thể giúp bạn tiếp cận và lên kế hoạch một cách hiệu quả.

 

Ngoài ra, nếu bạn muốn một giải pháp tiện lợi và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể liên hệ với các công ty sự kiện có kinh nghiệm. Họ sẽ đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu mong muốn.

 

2. Tổ chức sự kiện là làm những công việc nào?

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ từ nhiều vị trí khác nhau. Các công việc chính trong quá trình này bao gồm:

Tổ chức sự kiện là làm những công việc nào
Tổ chức sự kiện là làm những công việc nào
  • Lập kế hoạch sự kiện: Đây là bước quan trọng nhất, bao gồm việc đề xuất ý tưởng ban đầu, xác định ngân sách, lên lịch trình và xác định chiến lược tiếp thị và quảng cáo.
  • Thiết kế sự kiện: Việc này bao gồm tạo ra các kế hoạch chi tiết cho các hoạt động trong sự kiện, từ trình diễn đến trang trí và cách bố trí không gian.
  • Trang trí sự kiện: Cần phải có sự sáng tạo trong việc thiết kế không gian sự kiện để tạo ra một bầu không khí thoải mái và thu hút.
  • Quản lý sự kiện: Bao gồm việc điều hành và giám sát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, từ việc quản lý đội ngũ nhân viên đến giao tiếp với khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh.
  • Quản lý kỹ thuật: Đảm bảo việc cung cấp các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng và video để tạo ra một trải nghiệm sự kiện tốt nhất có thể.
  • Quản lý thực phẩm và đồ uống: Cung cấp các dịch vụ về thực phẩm và đồ uống, từ lựa chọn thực đơn đến phục vụ khách hàng.
  • Quản lý thông tin: Thu thập, quản lý và phân phối thông tin liên quan đến sự kiện cho các đối tác và khách hàng.

Những công việc này cùng nhau tạo nên một sự kiện thành công và đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Quản lý sự kiện là một nghề đa năng và đòi hỏi kỹ năng tổ chức, giao tiếp và sáng tạo.

 

3. Một số thuật ngữ chính thường dùng trong ban tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số thuật ngữ thường dùng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mà bạn cần ghi nhớ nếu muốn học và tìm hiểu về ngành này. 

 

  • Brief: Là tài liệu mô tả yêu cầu của khách hàng về sự kiện, bao gồm mục tiêu và mong muốn của họ.
  • Theme: Đây là chủ đề chung của sự kiện, được sử dụng để tạo ra một trải nghiệm đồng nhất và ấn tượng cho khách tham dự.
  • AV: Viết tắt của “Audio-Visual”, thường ám chỉ đến các yếu tố âm thanh, ánh sáng và hình ảnh trong sự kiện.
  • RSVP: Viết tắt của “Répondez s’il vous plaît”, yêu cầu khách hàng xác nhận sự tham dự của họ.
  • Agenda: Là lịch trình chi tiết của sự kiện, ghi chép các hoạt động và thời gian của chúng.
  • Floor plan: Bản vẽ mô tả bố trí không gian của sự kiện, giúp cho việc tổ chức và trang trí trở nên dễ dàng hơn.
  • Run of Show: Kịch bản chi tiết của sự kiện, mô tả các hoạt động và thời gian diễn ra của chúng.
  • Load-in và Load-out: Quá trình vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị trước và sau sự kiện.

 

Ngoài ra, còn có một số thuật ngữ phổ biến khác dùng để mô tả các lĩnh vực sự kiện như:

  • Breakout session: phiên hội thảo phụ
  • Keynote speaker: diễn giả chính
  • Business event: sự kiện doanh nghiệp
  • Corporate events: sự kiện nội bộ công ty
  • Exhibitions: triển lãm
  • Trade fairs: hội chợ thương mại
  • Meetings: hội nghị
  • Seminars: hội thảo
  • Workshops: hội thảo thực hành
  • Conferences: hội nghị
  • Sporting events: sự kiện thể thao
  • Festive events: sự kiện lễ hội

 

4. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức một sự kiện có thể được xem như việc ghép từng mảnh ghép nhỏ để hoàn thành một bức tranh lớn. Quy trình tổ chức một sự kiện “CHUẨN” thường bao gồm các bước sau:

 

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

– Hiểu rõ về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của tổ chức.

– Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, và vật lực.

– Xác định chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.

– Chuẩn bị các yếu tố tổ chức như thời gian, địa điểm, nhân lực, thiết bị, và ngân sách.

– Tiến hành các hoạt động quảng bá và tiếp thị sự kiện.

 

Giai đoạn tiến hành tổ chức sự kiện:

– Tổ chức tiếp đón và khai mạc sự kiện.

– Điều hành các hoạt động chính trong sự kiện.

– Cung cấp dịch vụ phục vụ ăn uống, lưu trú và vận chuyển.

– Thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.

– Xác định đối tượng công chúng mục tiêu của sự kiện.

 

Kết thúc sự kiện và công việc sau sự kiện:

– Tiếp tục quảng bá và tiếp thị sự kiện.

– Liên lạc và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ sự kiện.

– Quản lý tài chính liên quan đến sự kiện.

– Chăm sóc khách hàng và nhận phản hồi từ họ.

 

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện sự kiện, cần có phương án dự phòng và xử lý các sự cố, đồng thời đảm bảo an toàn và an ninh cho tất cả các bên tham gia. Các công việc này thường phân chia thành các phần nhỏ và chi tiết hơn để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công.

 

5. Ban Tổ chức sự kiện gồm những vị trí gì?

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, có một loạt các vị trí với vai trò và trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta có thể kể ra một số vị trí phổ biến trong ngành này như:

 

  • Director (Đạo diễn): Người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho đến sản xuất và thực hiện.
  • Technical Director (Giám đốc kỹ thuật): Người quản lý các giải pháp kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, hình ảnh và các thiết bị kỹ thuật khác.
  • Event Manager (Quản lý sự kiện): Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai và quản lý sự kiện, đảm bảo sự thành công của nó.
  • Account Manager (Quản lý khách hàng): Liên lạc với khách hàng, tư vấn và đảm bảo sự hài lòng của họ với dịch vụ tổ chức sự kiện.
  • Event Coordinator (Cán bộ tổ chức sự kiện): Hỗ trợ Event Manager trong việc triển khai kế hoạch và quản lý chi tiết của sự kiện.
  • Marketing Manager (Quản lý marketing): Phụ trách việc quảng bá sự kiện thông qua các hoạt động marketing và PR.
  • Creative Director (Giám đốc sáng tạo): Đảm nhận vai trò tạo ý tưởng và thiết kế cho sự kiện.
  • Production Manager (Quản lý sản xuất): Chịu trách nhiệm sản xuất và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật, trang trí và thiết bị cho sự kiện.
  • Logistics Manager (Quản lý logistics): Đảm bảo việc vận chuyển, lưu trữ và sắp đặt trang thiết bị cho sự kiện diễn ra suôn sẻ.
  • Catering Manager (Quản lý dịch vụ ăn uống): Chịu trách nhiệm về dịch vụ ăn uống tại sự kiện.
  • Stage Manager (Quản lý sân khấu): Quản lý sân khấu và các hoạt động trên đó trong suốt sự kiện.
  • Talent Manager (Quản lý người nổi tiếng): Đảm nhận việc quản lý và tư vấn cho các tài năng tham gia sự kiện.
  • Security Manager (Quản lý an ninh): Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện.
  • Social Media Manager (Quản lý mạng xã hội): Quản lý hoạt động trên mạng xã hội liên quan đến sự kiện.
  • Event Assistant (Trợ lý tổ chức sự kiện): Hỗ trợ các vị trí khác trong quá trình tổ chức sự kiện.

 

Ngoài ra, còn có các vị trí như Photographer (Nhiếp ảnh gia), Videographer (Quay phim), Graphic Designer (Nhà thiết kế đồ họa),… mà cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện.

 

6. Những lưu ý để sự kiện tổ chức diễn ra thành công 

Để đạt được hiệu quả tối ưu từ một sự kiện, cần phải có những điều kiện cụ thể nhất. Đầu tiên, việc lên kế hoạch phải được thực hiện một cách cẩn thận, bao gồm việc xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược và khả năng đo lường chúng. Điều này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự kiện đạt được thành công.

 

6.1 Tìm kiếm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Ngay sau khi quyết định ngày tổ chức, việc tìm địa điểm phù hợp là ưu tiên hàng đầu. Quá trình này cần được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác để tránh tình trạng mất cơ hội do việc đối thủ có thể “cướp” đi địa điểm mong muốn.

 

6.2 Gửi thư mời với đầy đủ thông tin

Thư mời là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy về sự kiện của bạn. Vì vậy, nó cần phải truyền đạt đầy đủ thông tin về cái gì, ở đâu, khi nào, ai sẽ tham dự, tại sao sự kiện diễn ra và cách thức tổ chức của nó.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi thư mời có tính tương tác, cho phép người tham dự góp ý về nội dung và chương trình của sự kiện. Điều này giúp tạo sự hứng thú và sự tham gia tích cực từ phía khán giả.

 

6.3 Lập kế hoạch chi tiết và bám sát nó

Một kế hoạch chi tiết đến từng công đoạn nhỏ và việc phân công công việc cụ thể cho mỗi thành viên với các deadline rõ ràng là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu của sự kiện. Đảm bảo rằng mọi hoạt động tổ chức sự kiện luôn tuân thủ theo kế hoạch đã đề ra là cực kỳ quan trọng.

Ngoài ra, việc duy trì một kế hoạch dự phòng song song là điều cần thiết để ứng phó với bất kỳ tình huống khẩn cấp nào có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện, như thay đổi thời tiết hoặc sự trễ của diễn giả. Điều này giúp đảm bảo rằng sự kiện được chuẩn bị và thực hiện một cách tối ưu nhất.

 

6.4 Lưu ý cả những chi tiết nhỏ nhất

Các chi tiết nhỏ thường có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng của sự kiện. Ví dụ, nếu không để ý và lên kế hoạch tổ chức sự kiện vào cùng một ngày với một ngày lễ tôn giáo quan trọng, có thể gây ra những rắc rối không mong muốn. Do đó, cần phải chú ý đến các yếu tố này để tránh các sự cố không đáng có.

 

6.5 Chuẩn bị sẵn kế hoạch B cho mọi tình huống 

Việc có một kế hoạch dự phòng là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện không bị ảnh hưởng khi các tình huống không mong muốn xảy ra. Luôn phải có sẵn một kế hoạch dự trữ cho mọi tình huống, và duy trì liên lạc chặt chẽ với khách mời trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Ví dụ, nếu dự báo thời tiết cho biết có thể mưa, bạn có thể cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời khi họ cần phải di chuyển trong không gian ngoài trời.

 

6.6 Trang bị thêm các vật dụng cần thiết 

Khách mời thường tìm đến bạn khi họ gặp vấn đề khẩn cấp tại sự kiện của bạn. Vì vậy, việc chuẩn bị những vật dụng nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ rất hữu ích trong tình huống này. Những chi tiết nhỏ như vậy đôi khi có thể tạo ra ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

 

6.7 Theo sát khách hàng

Hãy luôn duy trì việc liên lạc thường xuyên với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Trước khi sự kiện diễn ra, hãy gọi điện cho họ vào 2-3 ngày trước để xác nhận việc tham dự của họ.

Sau khi sự kiện kết thúc, hãy gửi thư cảm ơn đến những người đã tham dự. Nếu có thể, bạn có thể kèm theo một số hình ảnh của họ tại sự kiện để tăng thêm sự động viên và tạo ấn tượng tích cực trong lòng khách hàng.

 

6.8 Kết hợp sử dụng công nghệ 

Để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công, sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ của ekip thực hiện là rất quan trọng. Ví dụ như sử dụng các sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera, v.v.

Hãy lập một danh sách các thiết bị cần thiết và có một kế hoạch thuê đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để lắp đặt và vận hành các thiết bị này. Điều này sẽ đảm bảo rằng các thiết bị được đặt đúng vị trí và hoạt động một cách trơn tru suốt toàn bộ sự kiện.

 

6.9 Chỉ chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Bạn có thể thương lượng hoặc định giá thêm với các đối tác cung cấp thực phẩm hoặc công ty trang trí. Bởi vì có những chi phí không mong muốn có thể xuất hiện, và việc thương lượng giá cả này có thể giúp bạn tiết kiệm được một phần ngân sách và tránh khỏi việc chi tiêu không cần thiết.

 

Như vậy là The Light Group đã giải đáp các câu hỏi liên quan tới ngành tổ chức sự kiện qua bài viết trên rồi. Hy vọng bạn đọc đã có thêm nhiều kiến thức mới cho mình. Đừng quên tham khảo thêm vô vàn thông tin hữu ích khác trong trang web của chúng tôi nhé!

 〉〉 Xem thêm: PHÒNG TRUYỀN THÔNG THUÊ NGOÀI

                        DỊCH VỤ MARKETING TỔNG THỂ THE LIGHT MARKETING

 

————————————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CỔ PHẦN THE LIGHT GROUP 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Liên hệ